Volume & variation


Chaque jour, vous recevez et disséminez de grandes quantités de données et de documents. « Avant », nous pensions surtout à des documents papier ; désormais, nous pensons à des fichiers numériques. Ces données et documents vont et viennent entre différentes parties : il peut s’agir de fournisseurs, de clients, de partenaires, d’organisations publiques ou encore de diverses autres institutions. Nombre de ces informations, heureusement pas toutes, doivent être conservées ou même archivées. Par conséquent, les archives papier débordent – surtout s’il n’y a pas de bonnes procédures et politiques d’archivage en place.

Mais les documents papier ne sont pas les seuls à pouvoir entraîner un « stress informationnel ». Les documents numériques aussi y ont leur part. Ils prennent certes moins d’espace, mais peuvent engendrer les mêmes problèmes, surtout si la conservation des documents numériques ne fait pas non plus l’objet de bonnes pratiques. Car où conserver ces documents numériques et comment garantir une bonne gestion des versions ?

Enfin, il est indéniable que la quantité de types de documents différents ne fait qu’augmenter. La multiplication du nombre de systèmes logiciels a aussi multiplié la diversité des fichiers. Documents, tableurs, photos, vidéos, dessins, e-mails, exécutables… Et chaque type de fichier englobe à son tour de nombreux formats, qui doivent tous être intelligibles.